A gestão de compras tem um importante papel estratégico nas indústrias, que vai além otimizar os recursos financeiros na aquisição de suprimentos. Neste artigo, você vai descobrir como fazer uma boa gestão de compras. Confira!
Um dos setores imprescindíveis para o bom funcionamento de uma empresa é a gestão de compras. É ela que garante que os recursos da companhia sejam otimizados e direcionados da melhor forma, de modo a manter o orçamento equilibrado e as finanças sempre saudáveis. Hoje, vamos falar sobre como implementar uma perspectiva estratégica na gestão de compras, para que ela vá além do operacional, contribuindo com a concretização dos objetivos do empreendimento.
O que é gestão de compras?
A gestão de compras se refere a todo o processo de gerenciar as compras que a empresa precisa fazer, seja para ter condições básicas de produzir o seu produto (nesse caso, está incluída a aquisição de insumos e matérias-primas, por exemplo) ou para manter suas operações (compra de materiais de escritório, equipamentos para a infraestrutura e assim por diante).
No entanto, o processo de como fazer uma boa gestão de compras está longe de ser meramente operacional. Afinal, a aquisição de quaisquer tipos de produtos ou serviços está movimentando diretamente o orçamento da empresa e, portanto, deve ser planejada para contribuir com a manutenção da saúde financeira.
Nesse sentido, entre as atribuições e responsabilidades da equipe de gestão de compras, destacam-se:
- Selecionar os melhores fornecedores do mercado, levando em conta os prazos de entrega, cumprimento integral dos contratos, preço e outras variáveis;
- Otimizar o orçamento da empresa buscando o melhor custo/benefício possível, ou seja, reduzindo os gastos das aquisições sem perder a qualidade desejável dos produtos;
- Negociar diretamente com os fornecedores, a fim de obter as melhores condições;
- Organizar as datas de compra levando em consideração o prazo de entrega e garantindo que haverá espaço físico para sua armazenagem – especialmente no caso de itens adquiridos em grandes quantidades;
- Emitir os pedidos e deixar tudo devidamente registrado no sistema utilizado pela empresa.
Perfil do comprador estratégico
O que diferencia um comprador estratégico do operacional é justamente a capacidade de ir além desse movimento automático de emitir pedidos e fazer pagamentos. O profissional do qual as empresas necessitam hoje em dia está sempre analisando o cenário para buscar formas de melhorar as atividades relacionadas à compra.
Um comprador estratégico é aquele que:
Integra-se a outros departamentos da empresa
Enquanto o comprador operacional permanece dentro da sua própria bolha, ou seja, executa apenas a sua função sem olhar para a forma como ela impacta – e é impactada – o todo, o estratégico busca integrar o setor de compras com os outros departamentos do negócio.
Assim, ele vai se conectar com o setor de marketing, por exemplo, entendendo como os suprimentos estão sendo utilizados e sugerir melhorias. Vai analisar as operações logísticas procurando maneiras de otimizar o fluxo a fim de economizar recursos e aumentar a eficiência. Vai sugerir aos gestores procurar outras opções de fornecedores quando perceber que os parceiros atuais estão deixando a desejar em algum aspecto. O comprador estratégico entende que a sua função deve melhorar todos os departamentos da empresa, tornando-os mais eficientes e econômicos.
Transforma os fornecedores em business partner
Uma boa gestão de compras é aquela em que o comprador constrói um vínculo próximo com os fornecedores. Nesse momento, eles passam a ser business partner da empresa, ou seja, parceiros de negócios realmente comprometidos em contribuir para que o empreendimento alcance suas metas.
Para que essa “virada de chave” aconteça, cabe ao comprador fazer um mapeamento dos melhores fornecedores; convidá-los a visitar a empresa para entender como o produto que eles fornecem é inserido dentro das operações; manter sempre uma relação saudável, honrando com as responsabilidades descritas em contrato; indicar os bons fornecedores para outras empresas, para que eles percebam que também saem ganhando com essa parceria; entre outras boas práticas.
Busca inovação, soluções humanizadas e sustentáveis
Um comprador sabe que, para ser estratégico, pode contar com a ajuda da tecnologia para automatizar funções operacionais. Afinal, seu trabalho é muito maior do que elas! Por isso, vai buscar o que há de mais novo no mercado e que pode melhorar o fluxo das suas atividades, procurando sempre atualizar os sistemas e processos para deixar a empresa um passo à frente!
Além disso, também se preocupa com a sustentabilidade dessas soluções, porque sabe que todas as empresas têm o papel social de reduzirem o impacto que suas operações causam ao meio ambiente.
A humanização é um ponto importante. Embora o foco do comprador seja muito voltado a recursos materiais, não se pode esquecer de que a essência do seu trabalho são as conexões humanas. Afinal, ele precisa ter um bom relacionamento com os fornecedores, precisa que o público interno da empresa colabore com a otimização de suprimentos, precisa que os gestores compreendam suas propostas de mudanças. Assim, a humanização é a essência da construção de todas essas relações interpessoais.
Por que o comprador deve ir além da área de compras?
Afinal, se a responsabilidade do comprador é garantir o abastecimento da empresa, por que ele não pode se limitar a essa função? Porque ao se restringir, esse profissional não vai mais entregar o que a empresa precisa.
Com as novas tendências em gestão, o comprador deve, antes de tudo, ter um bom conhecimento sobre o funcionamento da empresa em si, conhecendo todos os detalhes que o regem. Além disso, também precisa ter uma boa noção de como funciona a área logística, financeira, contábil, de marketing e outras porque é assim que ele vai conseguir propor as melhores soluções.
Ademais, esse comprador também precisa se atualizar constantemente, para acompanhar as evoluções que acontecem no mundo corporativo ou industrial, trazendo-as para a gestão de compras.
Um setor de compras estratégico e bem estruturado é um pré-requisito para que a empresa possa concretizar o seu plano de ação para atingir os objetivos aos quais se propõe.
Como o setor de compras é conduzido na sua empresa? Ele já adotou essa abordagem estratégica? Conte sobre a sua experiência nos comentários!
