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Melhores práticas em facilities

Melhores práticas em facilities (facilities management)

A gestão de facilities, quando conduzida de forma inteligente e estratégica, torna-se um importante diferencial para a empresa. Veja neste artigo quais são as melhores práticas que precisam ser adotadas para que isso seja possível!

O facilities management tem sido cada vez mais valorizado enquanto estratégia para otimizar a gestão empresarial, especialmente no contexto das indústrias. Basicamente, a gestão de facilities se responsabiliza pelos serviços que garantem o bom funcionamento do empreendimento, como limpeza e conservação, portaria, recepção, manutenção de áreas verdes e outras. A seguir, elencamos algumas boas práticas de facilities management que sempre precisam ser observadas.

Terceirização estratégica

Quais é a melhor estratégia para realizar facilities services? A primeira boa prática é buscar uma empresa para terceirizar esse tipo de serviço. Isso permite que o empreendimento possa manter o foco total nos negócios que compõem o seu core business, dedicando mais tempo e energia para ampliar a sua participação de mercado. Afinal, o gestor não vai mais ter que se preocupar com atividades que, embora necessárias, não pertencem ao seu segmento, como por exemplo o serviço de copa, jardinagem, limpeza e similares.

No entanto, essa terceirização não deve acontecer ao acaso. Se esse parceiro não for cuidadosamente escolhido, as chances de aumentar os problemas da empresa ao invés de diminuí-los são grandes.

Ao escolher uma empresa de limpeza terceirizada, por exemplo, ou de qualquer outro serviço similar, o primeiro ponto a observar é se a cultura e os valores dela estão alinhados aos do seu negócio. Se a forma com que ela trabalha condiz com a sua estratégia de crescimento, seus planos e objetivos. Isso vai garantir que, mesmo sendo terceirizada, essa empresa contribua com a evolução da sua, indo além da prestação de serviços meramente operacionais.

Além disso, também é necessário observar o quanto essa empresa tem de experiência de mercado, se os colaboradores que vão prestar os serviços são aptos a isso, e o quão disponível ela é para atender às suas necessidades. Para que a terceirização seja realmente uma boa prática, ela necessita de atenção. É um tempo que o gestor dedica agora para não se preocupar no futuro.

IoT na otimização dos serviços de facilities

A Internet das Coisas – IoT – é um recurso essencial na gestão de facilities atualmente, tanto para otimizar o tempo quanto para ampliar a eficiência. Por isso, em uma estratégia moderna, ela precisa estar presente.

Existem diversos exemplos da aplicação de IoT nesse setor: na logística, os veículos de transporte podem ser equipados com dispositivos que recebam informações em tempo real sobre a rota, a carga e outros detalhes; na recepção, pode haver um sistema também atualizado em tempo real informando quais salas acabaram de ser utilizadas e precisam receber a equipe de limpeza; no RH, é possível utilizar a IoT para ter um controle maior sobre o trabalho dos colaboradores e assim por diante. Hoje em dia, existem até sensores inteligentes que podem ser instalados nos banheiros para melhorar a higienização de sanitários.

Essa tecnologia tem como objetivo tornar os processos mais eficazes, ágeis e minimizar o fator da falha humana sempre que possível.

Gestão de contratos

Adotar um modelo adequado de gestão de contratos também faz parte das boas práticas na gestão de facilities. Especialmente quando o gestor opta por uma empresa de facilities terceirizada, esse documento é o que vai garantir a transparência dessa parceria e que ambos os lados estejam sempre cientes dos seus direitos e atribuições.

Uma sugestão é adotar a gestão de contratos por SLA (Service Level Agreement). Esse gerenciamento consiste em estabelecer da forma mais clara e mensurável possível quais são os serviços de facilities que estão sendo contratados, de que forma eles serão prestados, quais os prazos com os quais o fornecedor se compromete, quais são as multas no caso de descumprimento, como elas deverão ser aplicadas e uma série de outras questões e detalhes.

A gestão de contratos por SLA é a mais indicada porque garante a segurança tanto da empresa que está contratando – para que todos os serviços sejam entregues dentro daquilo que foi combinado – quanto a que está sendo contratada – que poderá evitar quaisquer cobranças indevidas e abusivas por parte do contratante. Existem diferentes tipos de SLA, mas no caso de gestão de facilities, o mais recomendado é o contrato com foco no serviço prestado, porque padroniza a qualidade desses serviços, garantindo que todos os clientes vão ser atendidos dentro dos mesmos parâmetros. Assim, se a empresa buscar um fornecedor de facilities com base nas recomendações, terá mais segurança.

Gestão de facilities e sustentabilidade

Independentemente do segmento de atuação, toda empresa causa impacto sobre o meio ambiente e tem a responsabilidade de minimizá-lo. Não apenas por uma questão de consciência ecológica, mas também porque a sustentabilidade tem sido um requisito muito valorizado na formação de parcerias importantes.

Para atrelar a gestão de facilities ao princípio da sustentabilidade, algumas orientações podem ser implementadas:

  • Busque empresas de facilities terceirizadas que tenham esse mesmo compromisso com o desenvolvimento sustentável;
  • Priorize a transparência em todos os processos;
  • Utilize sistemas automatizados para reduzir o uso de papel;
  • Invista na manutenção preventiva de equipamentos – especialmente nos casos das indústrias – para evitar que eles consumam mais energia elétrica do que seria necessário;
  • Elabore um plano de gerenciamento de resíduos sólidos, mesmo que porventura a sua empresa não seja obrigada a ter esse documento. Mas para direcionar de forma correta o descarte de quaisquer resíduos gerados pelas suas atividades;
  • Promova treinamentos focados em sustentabilidade para todos os colaboradores. É essencial que eles entendam como a sua atividade profissional é capaz de afetar o meio ambiente e o que fazer para diminuir esse efeito;
  • Observe as melhorias na infraestrutura que podem ser benéficas ao meio ambiente, como por exemplo: pintar paredes com tinta branca para refletir a luz da melhor forma e economizar energia elétrica.

Para que a gestão de facilities seja sustentável, a empresa deve olhar individualmente para a sua realidade e identificar quais pontos precisam de uma intervenção nesse sentido.

De todas as boas práticas de gestão de facilities, a terceirização é a base! Afinal, quando você tem uma empresa qualificada para prestar esse tipo de serviço, todo o fluxo de trabalho se torna mais eficiente.

Como você conduz a gestão de facilities na sua empresa? Deixe nos comentários!

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